Para realizar una buena preventa es básico tener la máxima información del potencial cliente antes de tener la demostración. La Toma de Datos es un documento que debemos completar previamente a la visita. Para completar este documento lo podemos hacer de varias formas:
- Entrevista telefónica con el cliente.
- Envío de email con una plantilla de Word.
- Envío de encuesta por Internet.
¿Qué información debemos solicitar en la Toma de Datos?
1.- Datos Generales
En un formulario que puedes hacer perfectamente en Word o en aplicaciones como Encuesta Fácil, debes preguntar los típicos datos: nombre, CIF, dirección, teléfono, email, fax, web, nombre de las empresas, ¿tiene delegaciones?, ubicación de las delegaciones, etcétera.
Todos nos hemos vuelto locos buscando la dirección de un cliente. Es útil o bien llevar un GPS con la dirección exacta del sitio, o imprimir en la ficha de la Toma de Datos un mapa de Google Maps situando exactamente el lugar al que tenemos que ir.
2.- Datos sobre la Demo
Es importante saber qué personas asistirán a la demostración y cuáles son los cargos que desempeñan en la organización. Es valioso conocer las herramientas con las que trabajan actualmente y qué agentes motivan el cambio de sistema. Por último, debemos tener claro la fecha, hora y tiempo que tenemos para la presentación.
3.- Mantenimiento de Sistemas informáticos
Conocer la estructura actual de sus sistemas informáticos es una información útil a la hora de enfocar la demostración:
- ¿Dispone de personal para mantenimiento?
- ¿Propio o externo?
- Nombre de la empresa colaboradora.
- ¿Tiene acceso remoto desde otras ubicaciones?
- ¿Sistema de acceso remoto?
- Nº de puestos de trabajo.
- Sistemas operativos con los que trabaja.
- IMPRESORAS: lo pongo en rojo porque es uno de los puntos en los que los programadores más tiempo perdemos en la implantación de software. Debemos conocer muy bien al enemigo al que nos enfrentamos, sobre todo si se trata de impresoras matriciales.
4.- Datos sobre la Actividad
La información dependerá del tipo de software que vayamos a vender. En esta parte tenemos que ser detallistas y preguntar hasta la última particularidad sobre la actividad del potencial cliente. Si vendemos un ERP, hay que preguntar detalles como: ¿Envía sus facturas por PDF? ¿Le gustaría? Busca y encuentra las necesidades esenciales del cliente.
Cuanto mayor conocimiento tengamos de cómo funciona actualmente el cliente, mayores posibilidades de conocer ¿qué le podemos aportar? Esta debería ser la parte más larga de la Toma de Datos, y deberá estar alineada con el nicho de software que hayamos elegido.
5.- Campo observaciones
Invita al potencial cliente a que te cuente cuáles son sus necesidades, problemáticas, etcétera.